Usá 5s para para organizar tu home-office

En el medio del caos del COVID-19, aplicá 5S en tu casa para mejorar el orden, limpieza y la comunicación con tu familia, y aumentar tu capacidad de auto-disciplina.

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En días de incertidumbre como los que estamos viviendo hoy con el COVID-19, todo es fluido, todo puede cambiar en cualquier momento. Si bien no podemos cambiar el contexto en el que vivimos, lo que sí podemos hacer para ayudarnos a mantener control de nuestra situación es definir nuestros propios lugares seguros. Esto implica ordenar lo que está a nuestro alcance para aumentar nuestra sensación de control. Quizás nosotros ya somos ordenados, pero nuestra familia no y hoy se trata de convivir en armonía. El método 5S puede ayudarnos a todos a ser más disciplinados, conscientes del momento presente y enfocarnos en lo que podemos mejorar, por muy pequeño que sea, logrando así una mayor auto-organización.

Una pequeña historia sobre la cultura japonesa

El método 5S tiene su origen en Japón justamente hemos visto, su clima cálido y húmedo que es propenso a las bacterias, por lo que la limpieza y el respeto por los demás significan directamente buena salud. Japón fue uno de los primeros lugares en sufrir el virus, pero también uno de los primeros en tenerlo bajo control justamente por su disciplina colectiva en cuanto al orden y la limpieza. Sus pobladores ya están acostumbrados a usar barbijo cuando se enferman para cuidar a los demás, a sacarse los zapatos antes de entrar a la casa y mantener limpios y ordenados su lugar de trabajo. El respeto por el otro es parte de su cultura.

El budismo por su lado, mismo enseña la importancia de la limpieza para tener una mente más tranquila. Para ellos, las tareas diarias como limpiar, cocinar, peinarse o lavarse los dientes se consideran ejercicios espirituales, con el mismo efecto que hacer meditación o mindfulness.

Como resumen entonces, organizar nuestra casa o nuestra oficina es una manera física y visual de ordenar nuestra mente y nuestras emociones. Es decir, mejorar nuestra auto-organización, ayudándonos a controlar nuestros comportamientos e impulsos, y los de los que nos rodean. Como dicen, para ser hay que parecer, así que empecemos primero con estos 5 pasos que podemos aplicar en el día a día en nuestra casa. Si tenemos una empresa, no hay nada mejor que empezar por casa y luego si el sistema nos funciona, aplicarlo también en la empresa con nuestros empleados. Para que aproveches estos días, te paso una guía 5s.

1ra S: Seiri o Separar lo que se necesita de lo que no se necesita.

Este paso es muy útil por ejemplo en la cocina. Las compras que estamos haciendo hoy seguro son más grandes de lo habitual, porque no sabemos cuándo podemos volver. Cuando compramos más de lo habitual, nos quedamos rápidamente sin espacio. Es posible que estemos almacenando alimentos que ya no están en buenas condiciones. O tal vez estemos almacenando alimentos en el compartimento principal, que no usaremos ahora, pero usaremos en los próximos 6 meses (como fondant para tortas de cumpleaños). Aprovechemos este tiempo para clasificar todo lo que tenemos en nuestros placares y alacenas, y veamos: ¿lo necesito en el corto plazo o no? ¿Está en buenas condiciones o ya venció? ¿Tengo demasiado o tengo poco? ¿Cuánto necesito? Por ejemplo, las lapiceras, los tuppers, son elementos de los cuales solemos tener muchos, pero quizás no los usamos todos… ¿para qué guardarlos? ¿Tengo cosas en la cocina que corresponden a la habitación? ¿Tengo documentos sobre mi escritorio que ya no utilizo? Lo que no necesito ocupa, espacio tiempo y mantenimiento que no debería usar para lo que sí necesito. Empezá por separar lo que tengas que tirar, lo que puedas donar o vender, lo que puedas almacenar en otro lado o lo que debas reparar, y dale su lugar final. NO dejes para mañana lo que podés separar hoy.

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2da S: seiso u Ordenar.  Organizar los artículos para facilitar su uso.

Todo lo que definiste que necesitas, podés organizarlo de manera que me sea más fácil para vos y para tu familia encontrarlo más tarde. Todo lo que necesitás diariamente debe tener un lugar específico donde guardarlo, y que esté claramente identificado con una etiqueta, un cartel o una foto. Este paso reduce significativamente las discusiones, al

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– Almacená los artículos que tienen fechas de vencimiento cortas y que deben consumirse antes cerca de la puerta o en un lugar de fácil acceso, o colocar etiquetas rojas con su fecha bien grande.

– Reorganizá los artículos teniendo en cuenta la frecuencia de uso, quién necesita usarlos o acceder a ellos y quién no y dónde es el lugar más seguro para mantener intacta su calidad. Lo que usás más frecuentemente debe estar a mano, y lo que usás mensualmente o anualmente, guardalo, no lo dejes a la mano porque te distrae.

– Organizá los artículos por categoría y definí un lugar específico para colocarlos, etiquetá el lugar si hace falta. De esta forma, será fácil para todos identificar dónde están todas las latas, dónde están todas las harinas, dónde están todos los productos lácteos, etc. En el caso de una cocina, ayuda a saber mejor de qué elementos disponemos y a definir cuándo volver a comprar, porque el lugar queda vacío.

– Para obtener más espacio del mismo gabinete, es cuestión de cómo organizar los artículos. Por lo general, los estantes no se usan por completo, si es muy profundo se ponen artículos adelante y se dejan espacios detrás o ni se sabe lo que hay. Tampoco se suele usar toda la altura de cada estante. Podés usar contenedores o cajones cuadrados (transparentes mejor) para poder apilar más artículos y usar toda la altura de la estantería. Medí el estante antes de comprar los contenedores para ser más eficientes y ocupar todo el espacio. También se pueden subir o bajar los estantes para ajustar la altura según el producto que se quiera colocar.

3ra S: Seiton o “sanitizar”. Establecer un nuevo nivel de limpieza.

Durante un brote masivo de virus como el que estamos viviendo, los estándares de limpieza se hacen más estrictos de lo habitual. En china incluso empezaron a lavar el asfalto, porque notaron que el virus vivía por 9 días en esa superficie y resultaba una alta fuente de contagio. Empecemos por dejar los zapatos en la puerta como hacen los japoneses. Lo hacen tanto en la casa como en el trabajo o en la escuela.  Mantener una ubicación especial para guardarlos cerca de la puerta. Limpiar tanto las manos como el teléfono celular, el reloj o cualquier otra superficie que hallamos tocado tan pronto como entre a la casa o al automóvil. Lo que recomendamos siempre es tener los artículos de limpieza cerca de donde se van a usar para facilitar su uso, incluso por los más pequeños. Lo que es pequeño como el alcohol en gel se puede llevar con uno en un bolso o bolsillo, junto con pañuelos descartables y paños con lavandina. Cerca de la entrada colocá el guarda zapatos, un tacho de basura para tirar los barbijos y guantes utilizados.

4to S: seiketsu. Sistematizar: definir un sistema para mantener 1S, 2S y 3S.

Podés hacer de esto una actividad familiar, para que todos participen en la organización de dónde va todo, qué se necesita y qué no. Involucrar a todos ayuda a mantener la organización a través del tiempo, incluso podés asignar propietarios a áreas (la habitación, la cocina, el living) y estantes para seguir monitoreando de ahora en adelante. Definí los horarios de limpieza, tome fotografías del antes y el después (imagine cómo podría verse su garaje sin desorden) y defina los estándares de limpieza (lo que se acepta y lo que no). podes desarrollar una rutina con el lavado de platos, de pisos, del baño, para que entre todos ayuden a mantener la casa limpia. La clave es: el que ensucia limpia inmediatamente. Desarrollá tu propia rutina de desinfección para cualquiera que entre en tu casa y hace un cartel para que todos la conozcan.

5th S: Sostener o shitsuke, auto-disciplina: Hacer de 5S un hábito como parte de tus actividades diarias.

Desarrollá el hábito de 5S donde quiera que estés de cumplir con las normas establecidas como quedarte en casa, y mantené tus propios objetivos practicando todos los días auto-disciplina. Las rutinas 5S tienen el espíritu de instalar una ceremonia al comienzo y al final de cada jornada. Antes de dejar el lugar de trabajo (o tu casa) cada persona debe asegurarse de que dejó todo limpio y organizado como estaba antes o mejor. Llevar las herramientas o las tazas y platos a donde estaban, evitar ensuciar. Si ensuciás, limpiá en el momento para que no se acumule y no se disperse a otros lugares. Y lo más importante, si hay algún problema, algo se rompió por ejemplo, solucionarlo en el momento, o al menos separarlo para que quede en evidencia y se resuelva pronto. Hacer la cama todas las mañanas o dejar tu escritorio como nuevo antes de irte, es una forma de desarrollar una rutina que, es un logro pequeño con el que te comprometes todos los días y predispone positivamente para mayores logros y satisfacción en el día siguiente.

Hoy podés desanimarte por la situación que estamos viviendo todos, o podés aprovecharlo como una oportunidad para comenzar nuevos hábitos en el hogar o en el trabajo para para retomar el control de tu tiempo. Es un beneficio para todos. Adquirir hábitos nuevos de orden y limpieza, si bien parecen simples, refuerzan nuestro músculo de la “auto-disciplina”, que después nos hará más fácil bajar de peso, hacer ejercicio o adquirir otros hábitos beneficiosos. Además, nos permiten despejar la mente, como si estuviéramos meditando, para reducir la ansiedad y las preocupaciones. Es como una meditación productiva.

Aproveche esta oportunidad para ser más consciente de sus tareas diarias, y asegúrese de tener solo lo que necesita, y de que pueda mantenerlo limpio. ¡Desarrolle su nueva rutina 5S y esté seguro!

lu paulise

 

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