Eficiencia: Cómo mejorarla en las PYMES

Las empresas desde muy pequeñas deben buscar estandarizar sus actividades y eliminar lo más posible los procesos manuales. Que la empresa tenga pocos empleados no significa que deba utilizar su tiempo para tareas administrativas indiscriminadamente, sin antes pensar qué se podría hacer mejor y más fácil. Desde escribir un proceso cuidadosamente en un manual hasta desarrollar bases de datos que generen facturas automáticas, hay infinitas herramientas que pueden mejorar la eficiencia de las empresas, la motivación de los empleados y la satisfacción de los clientes.
Por ejemplo, una implementación de una mejora en atención al cliente para la administración de quejas y reclamos permitió a una empresa de seguros reducir el tiempo de respuesta al cliente de 25 a 12 días hábiles, administrar 2500 en lugar de 300 trámites mensuales, reducir en un 50% los costos, y estandarizar los procesos reduciendo los tipos de reclamos, de 300 a 25, lo que facilitó el manejo de los mismos.
eficiencia
La tecnología también está contribuyendo al cuidado del medio ambiente. En el caso de una empresa de medicina laboral se implementó un proceso de digitalización de historias clínicas e imágenes de sus pacientes para que sean accesibles por internet. Eliminaron un consumo de 40 resmas de papel por día, 4400 bolsas de polietileno y 9000 placas fotográficas mensuales. No solo se eliminan los residuos patológicos de azufre, plomo, cloro y plata provenientes de las radiografías y estudios, sino que mejoró también la interfaz con el cliente, porque ahora éste puede ver los resultados de los exámenes vía web.
Los laboratorios están digitalizando los informes de los resultados de las extracciones, por lo que los pacientes no necesitan ir a buscarlos personalmente sino que pueden recibirlos por mail si lo autorizan previamente en el momento de la extracción. Lo que contribuya al aumento en la eficiencia de sus procesos
Existen también sistemas de Business Intelligence, que hacen que la información que hoy está en mails, o documentos separados, se encuentre mañana ordenada de forma consistente para que la gente que la necesita la tenga más rápido y pueda tomar mejores decisiones.
¿Cómo empezar? Para comenzar a mejorar la eficiencia primero se deben analizar los procesos para intentar estandarizarlos, eliminar las tareas que no agreguen valor (metodología Lean), y luego se puede analizar la aplicación de nuevas tecnologías. Puede hacerlo un empleado capacitado en herramientas de mejora, o un consultor externo. La Sepyme, Secretaria de la Pyme y desarrollo regional es una de las opciones a través de las cuales se puede obtener créditos para poder realizar este tipo de inversiones, tanto en capacitación como en tecnología, así que… ¡no hay excusas! Empezá ya mismo a pensar qué podes hacer por tu empresa.
Fuente de los casos: Revista Information Technology, edición Noviembre de 2012.

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