Cómo es la comunicación en los equipos ágiles

comunicacion

La comunicación hoy en día es el mayor diferenciador de equipos y líderes ágiles y los que no lo son. Si bien las nuevas tecnologías hacen la comunicación cada más fácil, no significa que esta sea más efectiva. Incluso a veces genera más obstáculos que antes, ¿qué podemos hacer para mejorarla?

Los equipos ágiles se diferencian por su capacidad para tomar decisiones rápidamente y considerando la opinión de todos los integrantes del equipo. Esto sólo pueden lograr creando un ambiente donde la comunicación sea continua.  La comunicación puede ir en todos los sentidos, de un empleado a un líder, de un liderar a un empleado, hacia otros equipos, hacia el cliente o proveedor o hacia la comunidad. ¿No pasa esto en las empresas tradicionales? Desafortunadamente, la comunicación continua no es común. Los empleados tienen miedo de expresar sus ideas, las reuniones solo se utilizan para informar, no para compartir y colaborar, y los lideres tratan de reducir el feedback a una evaluación por año.

Evaluaciones de desempeño

En las empresas tradicionales normalmente la evaluación de desempeño es anual. Durante el año, suele no darse ningún tipo de feedback concreto, a menos que haya una situación de cambio de puesto o una llamada de atención por comportamiento inapropiado. Así, la evaluación de desempeño se convierte en un momento amenazador, que define en una hora el presente y futuro del empleado. Y lo peor es que, en ese momento se evalúan quizás situaciones que ocurrieron meses atrás, lo que frustra al empleado porque ya no puede hacer nada para cambiarlo.

Subscribite a nuestra Newsletter!

Biztorming tiene una nueva newsletter semanal, con todo el contenido que necesitás para conquistar tu mercado.
Suscríbite aquí y recibe la Newsletter en tu correo ⇒

Las organizaciones agiles en cambio promueven el feedback constante, que permita cambiar comportamientos antes que sea tarde. Sobre todo, se promueve la comunicación entre pares, ya que los compañeros también pueden ayudar a mejorar. Algunas empresas no tienen ningún tipo formal de evaluación de desempeño, el líder provee feedback en el momento en que es necesario, no hay un calendario. Otras empresas simplemente tienen conversaciones informales una vez al año con el equipo completo de trabajo para enfocarse en fortalezas y oportunidades de mejora. En Buurtzborg, (una organización sin fines de lucro para enfermeras de los países Bajos con más de 7000 empleados) se hacen grupos de 3 personas, cada uno prepara la evaluación de sí mismo, más la evaluación de sus otros dos compañeros, y la comparten.  La tendencia es a hacer el feedback más frecuente, más diverso y menos amenazador, para que la persona pueda generar cambios en tiempo real.

Cómo mejorar la efectividad de las reuniones

Otro problema típico de las empresas tradicionales es la cantidad y calidad de las reuniones. El día típico de un gerente está ocupado en un 70% por reuniones. Con clientes, con otros gerentes, con directores… y ¿qué hay de los empleados que están en la línea de producción o que atienden a los clientes? Casi no son llamados a participar de esas reuniones, porque las reuniones son para informar resultados, y planificar. Las estructuras tradicionales demandan demasiado de unos pocos, y poco del resto.

En las organizaciones agiles en cambio, las reuniones son para colaborar y pedir ayuda. Hay pocas reuniones, pero hay en todos los niveles. Incluso los equipos suelen ser multidisciplinarios, por lo que los distintos niveles y sectores trabajan juntos continuamente. En un mismo equipo quizás hay un vendedor, un ingeniero, un contador y un operador. Como trabajan juntos continuamente, estas son breves, con objetivos claros. Es muy común una reunión de 15 minutos todos los días al principio de cada turno. Se llaman “standup meetings” porque se quedan todos parados, para facilitar la interacción y el enfoque. Los objetivos son identificar los potenciales problemas del día, y conseguir ayuda para resolverlos cuanto antes. También a veces suele haber reuniones adhoc si surge un problema en particular que requiere atención inmediata. Las decisiones se toman en estas reuniones, por lo que es importante que estén quienes estén más cerca del cliente. Todos se sienten escuchados y empoderados para participar.

Comunicación visual

Otra herramienta para mejorar la comunicación cada vez más utilizada son las pizarras y carteleras. En pos de facilitar el acceso a la información, las empresas están tratando de comunicar ventas, datos de clientes, status de proyectos y tareas pendientes en carteleras donde todos puedan acceder. Cuando en las empresas tradicionales la información es poder y debe mantenerse en secreto, en las empresas agiles la información no es nada si no se analiza en equipo. Cada integrante puede aportar un punto de vista distinto, así que cuantos más accedan a la información, mejor.

CURSO RELACIONADO: El líder ágil

La comunicación en las empresas es vital para mejorar la toma de decisiones, motivar al personal y resolver problemas. Es como el juego del teléfono descompuesto, cuantas menos escalas hay, mejor llega la comunicación. Por esta razón, las estructuras piramidales dejan de ser efectivas y surgen los proyectos en red, donde todos se conectan con todos directamente en el momento oportuno. ¿Alguna vez pensaste cuanto tiempo se pierde en aprobar una idea o compartir los resultados de un proyecto? ¿Cómo podría ser la comunicación más ágil en tu empresa?

Lu Paulise

lu paulise

luciana@biztorming.com

@lupaulise

Biztorming Training & Consulting

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *