Cómo aplicar 5S en un hospital

5s en un hospital
La sala de operaciones de un hospital es el sector donde se genera, en la mayoría de los casos, la mayor rentabilidad del hospital.  Sin embargo es también el lugar donde más se pueden salir de control los costos. Con la implementación de 5S en un hospital, se pueden reducir los costos al mismo tiempo que lograr un cambio cultural.

Para un cirujano, el tiempo desde que cierra la incisión en una operación, hasta que empieza la próxima incisión, es clave. Dado que una sala de operación se estima cuesta, en Estados Unidos, entre 10 y 30 dólares por minuto, cada minuto demora cuenta.  El hospital regional Montgomery con 60 empleados trabajando en el sector de operaciones, tenía cerca de 6500 cirugías por año. Sin embargo, estaban operando al 70% de su capacidad. Su objetivo era poder aumentar esa eficiencia para poder atender más pacientes por día y bajar el costo por minuto sin bajar la calidad de atención al paciente.

El impacto 5S

Como ya comentamos en notas anteriores, 5s es una metodología que mejora la eficiencia del lugar de trabajo tan solo cambiando los hábitos de los empleados. Estos hábitos pueden ser por ejemplo solicitar en el momento un material agotado, ubicar los aparatos en el mismo lugar, ser estrictamente precisos con el cumplimiento de procedimientos o reportar un error ni bien se detecta. Si todos y cada uno de los empleados cambian estos hábitos, puede generarse una reducción de costos, accidentes y errores significativa en el largo plazo, sin demandar una gran inversión.

A través de 5S, los empleados comienzan a entender la importancia de la disciplina, la atención a los detalles y el respeto en el trabajo diario.

En una sola de operaciones, la suciedad y el desorden puede generar contaminación cruzada y otro tipo de accidentes como caídas, incendios o errores y mala praxis.

CURSOS RECOMENDADOS: Introducción a las 5S

En una operación, los minutos no solo tienen un alto costo para el hospital, sino también para el paciente. Una demora en la búsqueda de un instrumento o medicamento puede ser altamente riesgoso para la vida del paciente.

Incluso puede que haya un lugar asignado para esos instrumentos, la mayoría de los hospitales ya trabajan de manera ordenada, pero no siempre es la manera más eficiente. Quizás sea no sea el mejor lugar en términos de comodidad para el médico y facilidad para conseguir el elemento. El mejor lugar para ubicar todos y cada uno de los ítems en una sala de operación tiene que estar definido en equipo por todos los que utilizan la sala, desde los médicos hasta enfermeros, anestesistas y los encargados de mantener el inventario. Se considera el peso, el espacio, la cantidad óptima, la frecuencia de uso, la distancia con el lugar de uso y el esfuerzo físico para obtenerlo (un estante por arriba de la cabeza no requiere el mismo esfuerzo que un estante a la altura de los hombros). Si un ítem requiere más de 30 segundos para poder encontrarlo o no podemos darnos cuenta a simple vista que ya no tenemos en stock, quizás es momento de redefinir su ubicación o su forma de identificación.

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La gestión del inventario es otro problema crítico en un hospital. La falta de un medicamento puede poner en riesgo la vida de un paciente. A su vez una cantidad innecesariamente alta de un medicamento puede poner en riesgo la rentabilidad del hospital. Una identificación clara de las cantidad necesarias, los espacios disponibles y tiempos de adquisición de los ítems requeridos es fundamental para mantener el nivel del inventario en el volumen más eficiente.

También es importante el mantenimiento de los equipos. Los equipos suelen ser caros, y si no es posible tenerlos duplicados, el mantenimiento de los mismos puede evitar que se cancelen turnos o haya demoras inesperadas.

La cuarta S, sistematizar, ayuda a prevenir paradas a través de la determinación de mantenimientos preventivos periódicos, estándares y una fácil visualización de las fallas.

Caso de éxito

En el hospital Montgomery de Virginia, aplicar 5S representó significo una alta reducción de los costos y mayores ingresos al aumentar la cantidad de operaciones.

  • Eliminaron equipos que estaban en los pasillos sin ubicación clara ni utilidad definida
  • Redujeron el inventario, teniendo menos capital parado e incrementando el espacio
  • Redujeron en un 38% el espacio ocupado por equipos, instrumentos y medicamentos en las salas de operaciones
  • Mejoraron la confiabilidad del inventario y facilitaron la reposición
  • Re-estructuraron el layout facilitando el trabajo de los medicos
  • Crearon un proces de auditoria interna y gestión visual para sostener el sistema 5S

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 5S es por sobre todo una herramienta para facilitar el cambio cultural

Así como en un hospital pueden lograrse tantas mejoras, el orden y la disciplina pueden aplicarse de igual manera en otras industrias como distribuidoras, cocinas o líneas de ensamblaje.

Un tip final antes de implementar 5S en un hospital o en cualquier otro sector, es tomarlo como un cambio de cultura. Muchas empresas entienden que 5S es simplemente identificar estantes con etiquetas. Sin embargo, 5S es por sobre todo una herramienta para facilitar el cambio cultural. El trabajo de repetición, disciplina y respeto se logra con capacitación, dedicación y con el ejemplo de la gerencia. No se olviden, sostener la auto-disciplina es la S más difícil, pero la que más aporta al largo plazo. Una vez que los empleados logran aplicar sus conocimientos de 5S hasta en la casa, es cuando se ha logrado cambiar la cultura. ¡Muchos éxitos!

Si querés aplicar 5S en tu empresa, contactanos! Estamos para ayudarte.

lu paulise

Lu Paulise

luciana@biztorming.com

@lupaulise

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