Caso Adamo: Cómo aplicó 5S en logística

Como parte de su programa de mejora continua, la empresa Adamo impulsó durante el 2017, la implementación de la metodología japonesa 5S en logística, con el fin de mejorar la organización y el flujo del trabajo.

5S surgió en empresas manufactureras, pero hoy en día ya es de uso común en talleres, centros de salud y hasta en los centros comerciales y tiendas departamentales. Logística no es la excepción, y ya ha sido implementada en diversas empresas en el mundo.

¿Qué son las 5S exactamente? Las 5S son 5 pasos que comienzan con S en japonés: Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Y quieren decir: separar, ordenar, limpiar, sistematizar y sostener en el tiempo.

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La metodología 5S no es simplemente una moda, o una certificación para mostrar en la pared, se convierte en una nueva forma de trabajar para la empresa, un cambio de hábitos. Nosotros lo vemos como un verdadero cambio de cultura. No está sólo presente en un área de trabajo, sino que lo aplican en todos lados, en cada tarea. La mayoría de los empleados comienzan a aplicarla hasta en sus casas! En el caso de Adamo, la implementación de los tres primeros pasos, las 3 S, comenzó con el taller, siguiendo con administración y luego con el sector de tráfico. Si visitaste la empresa en 2016 o antes, seguro te vas a sorprender hoy!

Cada empleado avisa si una herramienta está deteriorada o si una máquina no funciona. Si el turno anterior no cumplió el estándar, no se le avisa al jefe, los mismos empleados se ayudan entre sí a respetar los procesos. Buscan solos solucionar la raíz de los problemas, no esperan a que el jefe traiga todas las respuestas. Y sobre todo, juntos mantienen el orden y la limpieza, reduciendo demoras, tiempos de trabajo, errores y previniendo accidentes.

5s en logistica

¿Cuáles fueron las 5S en logística para Adamo?

Separar:

El primer paso consiste en separar por utilidad. La utilidad de un objeto tiene que ver con los procedimientos y formas de trabajo del lugar donde se encuentren. Hay objetos que son útiles en un lugar, pero no lo son en otro. Una cubierta pinchada no es útil en el taller, pero puede separarse y claramente señalizarse para su posterior reparación. No podemos confundir un repuesto nuevo con uno roto, al momento de ser utilizado por el camionero puede representar un peligro o una demora. A partir de separar todos los espacios y elementos deben tener un responsable. El responsable entonces debe definir que es útil en ese lugar: lo que esta vencido, deteriorado o no se va a utilizar en el lugar en los próximos 12 meses quizás puede ubicarse en otro lado. Puede archivarse, enviarse a otro sector, venderse o repararse. Cada empleado debe estar atento de su lugar de trabajo, y asegurarse que solo encuentre elementos útiles. Los inútiles solo ocupan espacio, generan suciedad y favorecen los errores.

Ordenar:

Una vez que hemos separado lo que no servía, debemos ordenar lo que sí nos sirve para poder encontrarlo rápidamente cuando lo necesitemos, digamos en menos de 30 segundos. Debe haber un lugar para cosa, y cada cosa debe estar en su lugar. La forma de mantener un lugar para cosa es identificar el lugar con etiquetas, carteles, dibujos o fotos, de forma que cualquiera pueda darse cuenta si está ubicada correctamente. Por ejemplo, en el taller se reorganizo un tablero de herramientas, de forma que queden las siluetas de las herramientas a la vista, y puede ser fácil notar a falta de alguna de ellas. La identificación es útil tanto para el back office o los depósitos, como para los estantes que el cliente ve.

Limpiar:

Los responsables de cada sector deben ocuparse, no sólo de definir un lugar para cada cosa y mantenerla en ese lugar, sino que también deben ocuparse de que el objeto siempre se mantenga “como nuevo”. Esto es, limpio, sin roturas, apto para el uso o la venta. No podemos permitirnos demorar la salida de un camión por tener repuestos en mal estado. El paso de Limpiar implica disponer de los elementos necesarios para que el sector esté como nuevo, definir un calendario para mantener la limpieza y sobre todo “no ensuciar”. No ensuciar consta de encontrar las fuentes de suciedad y eliminarlas: evitar abrir ventanas en un depósito para no generar polvo, no comer en el sector de trabajo sino tener un sector específico para ello, disponer de un kit de limpieza a mano, para que en caso que se genere suciedad, pueda limpiarse en el momento. Como parte de limpiar, una de las primeras reglas fue colocar los snacks que estaban en los placares en lugres específicos para ese su conservación, donde se pudiera evitar contaminar a otros elementos con migas y olores.

Sistematizar:

Una vez que hemos avanzado en las 3 primeras S, debemos generar un “sistema” que permita mantener esas tres S, es lo que llamamos estandarizar o sistematizar. Debemos desarrollar un procedimiento sobre qué cosas son útiles y qué no, cómo deben guardarse o almacenarse y cómo deben mantenerse limpias. Una forma de estandarizar es utilizar fotos, check lists, o calendarios para ayudar al personal a recordar: qué debe hacerse cuándo, cómo y por quién. Y si crees que con colocar un cartel no se va a cumplir, puedes hacer una auditoria para control el cumplimiento de los estándares. En Adamo hacemos auditorías externas de 5S cada 3 meses para evaluar la evolución de la metodología y proponer nuevos planes de acción. 2018 será el momento en que Adamo empezará a sistematizar las 3 primeras S además de continuar auditando los avances.

Auto-disciplina:

Si llegamos a sistematizar nuestras 4 primeras S, ya sólo nos queda sostener el sistema en el tiempo. ¡A no perder el entusiasmo! Así como 5S parece muy fácil de aplicar, es muy fácil de olvidar si no se sostienen los esfuerzos. Entre todos podemos ayudar, sólo debemos respetar lo que definimos todo el tiempo, sin excepciones. La clave es repetir, repetir y repetir, hasta que salga solo. Como andar en bicicleta, una vez que el sistema se aprende nunca más se olvida.

5s es una herramienta fácil de comprender, apta para todo tipo de puesto, sector e industria. Si bien puede parecer muy enfocada en un orden cosmético, implementada hasta la 5S permite a los empleados conocer su espacio de trabajo a la perfección, reconocer cuando un proceso no está estandarizado, y contribuir con sus ideas en el desarrollo del negocio. La clave de 5S es la participación de todo el personal, desde directores hasta choferes y operarios. Felicitamos a Adamo por su continuidad y avances en la implementación de la metodología. Confiamos en que pronto serán un modelo a seguir en la logística Argentina.

¿Estás listo para aplicar 5S en logística vos también?

 

Luciana Paulise

Directora de Biztorming Training & Consulting

www.biztorming.com.ar

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