7 tips para evitar el multitasking y mejorar la productividad

El multitasking es cada vez más común entre emprendedores y empresarios, estamos todos hiperconectados.

Nota Completa «7 tips para evitar el multitasking y mejorar la productividad» Publicada en El punto de equilibrio por Luciana Paulise.

multitasking

Cuantas más tareas tenemos para hacer, más solemos intentar hacerlas todas al mismo tiempo. En lugar de recibir un mail, leerlo y responderlo, leemos varios, atendemos el teléfono, miramos la tele o incluso conducimos, y luego respondemos como podemos. ¿Realmente creemos que iniciando distintas tareas al mismo tiempo, vamos a ser más productivos?

La respuesta es, NO necesariamente.

Vamos a verlo en un ejemplo claro. Hacé los siguientes ejercicios y cronometrá cuánto tardás.

Ejercicio 1

  1. Escribir la palabra MULTITASKING
  2. Escribir los números del 1 al 10

Ejercicio 2 

  1. Escribir multitasking y los números del 1 al 10 de manera alternada, es decir, primero la m, después el 1, después la u, después el 2 etc.

¿Cuánto tardaste en realizar cada uno de estos ejercicios? Pareciera que el ejercicio 2 tiene menos pasos, pero seguramente tardaste más en realizarlo, aún cuando la carga de trabajo en definitiva era la misma. Esto se debe a que empezar y terminar una tarea es más fácil y puede hacerse más rápido si no se hacen otras tareas en el medio, como contestar el teléfono o escribir un mail.

La teoría

Según el neurocientífico argentino Facundo Manes, la multitarea o multitasking “disminuye el rendimiento cognitivo. Mucha gente se confunde al pensar que haciendo muchas cosas al mismo tiempo va a ser más productivo, y es al revés. Ese es un mito que hay que erradicar porque el cerebro funciona mejor cuando se hace una cosa por vez.” No sólo se reduce la probabilidad de terminar una tarea sino también de hacerla bien ¿Sabías que hablar por teléfono al manejar, reduce la atención como si tuvieras un 0.8 de nivel de alcoholemia?

Lo peor de todo es que el multitasking es un mal que se lo transmitimos a nuestros empleados, dándole diversas tareas para terminar, todas con la misma urgencia: para ayer.

Ya estamos presionados por tener muchas tareas pendientes, y el tratar de terminarlas todas a la vez nos genera aún más stress, porque no terminamos ni hacemos ninguna bien. Y si a su vez nuestros empleados se comportan de la misma forma, nuestra empresa puede entrar en un círculo de stress, ineficiencia  y desorden que termina afectando a las ventas, la calidad del producto y la atención al cliente.

¿Cómo podemos evitarlo? 

La clave para evitar el multitasking es empezar una tarea y terminarla antes de empezar la siguiente. Sé que es un gran esfuerzo, pero el primer paso es estar conscientes de que antes de terminar lo que estamos haciendo, vamos a empezar algo nuevo, así que para ayudarnos a evitarlo, recomiendo los siguientes tips:

  1. DEFINIR URGENTE E IMPORTANTE: cuando estamos en crisis todo es urgente e importante. ¿Cómo evitar llegar a este punto? Como dice Stephen Covey en sus 7 hábitos de la gente altamente efectiva, tenemos que planificar nuestras tareas para que las importantes se hagan con tiempo, antes de que se conviertan en urgentes, y las que no son tan importantes se hagan luego, o las podamos delegar. Muchos emprendedores dedican gran parte de su tiempo por ejemplo a gestionar su Facebook, y desatiende a los pedidos de sus clientes. Quizás les sería más rentable delegar esta actividad en un proveedor, y dedicarse a tareas más estratégicas de su negocio.
  2. PLANIFICAR SEGÚN PRIORIDAD: Tener un plan semanal con las actividades rutinarias o repetitivas y las estratégicas o de largo plazo, tanto para nosotros como para nuestros empleados.  En el día a día se suelen dejar de tratar cuestiones de largo plazo, como charlas con el personal, evaluaciones o incluso reuniones con clientes nuevos. Tenerlo en un plan asegura el seguimiento. Identificar qué hay que hacer, quién lo tiene que hacer, para cuándo debería terminarlo, y cuándo lo termina realmente. 
  3. DEFINIR UNA HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN: Lo ideal es que el plan esté escrito en algún lado, ya sea en un calendario en Google o un tablero en la pared. El stress y la excesiva cantidad de tareas pendientes pueden hacerte olvidar reuniones o pendientes.  Se utilizan mucho los tableros de pared en corcho o pizarrones, las planillas de Excel y las apps como Asana.com
  4. REDUCIR DISTRACTORES: Dejar en silencio el teléfono durante las reuniones. Las reuniones de equipo por ejemplo son claves para asegurar la efectiva comunicación interna, pero el teléfono suele ser un gran distractor. Recuerdo una empresa en la que no podíamos conseguir que los empleados estuvieran en una reunión más de 10 minutos todos juntos discutiendo un tema. Esto genera frustración en la gente porque los problemas no se termina de discutir y por ende no se resuelven. También son útiles las bandejas: en lugar de interrumpir a mi jefe para darle en mano todo lo que necesito que me apruebe, se lo voy dejando en una bandeja identificada para ello, y él debe levantarla periódicamente, como por ejemplo, todas las mañanas. Se convierte así en parte de su rutina.
  5. DEFINIR RUTINAS: A algunas personas les cuesta más que otras concentrarse en una tarea a la vez. Ayudarlas asignando momentos específicos para facturar, o para recibir proveedores (o para aprobar como el ejemplo de la bandeja). Asignar un tiempo determinado a cada tarea debe forzarme a hacer esa y sólo esa tarea en ese momento.
  6. DELEGAR: Teniendo más organizada las tareas y la duración de cada una de ellas facilita el delegarlas. Recomiendo listar todas las tareas que hacemos, calcular un tiempo aproximado de realización, dividirlas en sub-tareas y evaluar quien podría hacerlas mejor que nosotros, quién podría ser más eficiente o quién tendría mayor disponibilidad para asegurar su cumplimiento.
  7. CAMBIAR LA CULTURA DE TRABAJO: implementar una metodología de trabajo que contribuya al orden es un paso grande para evitar el multitasking. 5S por ejemplo es una metodología que utilizan las empresas japonesas para organizar el espacio de trabajo y ayudar a los empleados a resolver los problemas en el momento. 

Como dice Elon Musk, creador de los autos eléctricos de Tesla Motors, tenemos que prepararnos más para el éxito que para el fracaso. Aún si tenemos pocas tareas a realizar, cuanto más organizado estemos mejor las haremos y estaremos mejor preparados para atender nuevas. A los que ya están “tapados”, les recomiendo parar, dedicar un día completo a reorganizar la agenda y concientizar al personal para enfrentar el fantasma del multistasking en equipo.

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