El fenómeno 5S: Cómo reducir errores y demoras en un 50%

Para poder vencer la inercia de la desorganización diaria tan común en las empresas argentinas, los japoneses utilizan la herramienta 5S, un método práctico para impulsar una cultura de trabajo que puede reducir los errores hasta en un 50%.

 

Comparto mi nota sobre 5S que fue publicada recientemente en El Punto de Equilibrio del Equipo Bulat.

Primero hagamos un test:

» ¿Es posible encontrar en la oficina o la planta elementos que no sirven más, están rotos obsoletos o desactualizados?

» ¿Resulta difícil encontrar documentos o archivos tanto físicos como digitales, y más aún para empleados nuevos?

» ¿Todos están encargados de la limpieza, pero nadie finalmente la hace?

» ¿Cada empleado hace sus tareas “a su manera”?

» Cuando falta un empleado o alguien no está “mirando” ¿las tareas se hacen de manera incorrecta o directamente se dejan de hacer?

 

Si respondiste sí a algunas de estas preguntas, probablemente estás teniendo muchos costos que podrías evitar, pero tiene solución. El principal problemas que tienen todas las PYMES, emprendimientos y startups es la desorganización y el caos generalizado. Muchos intentan resolverlo pero renuncian en los primeros tropiezos, dar un primer paso firme es la parte más difícil de desarrollar una cultura de orden y organización. La metodología 5S puede ayudarte.

 El origen de 5S

5S Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la autodisciplina de los empleados, reduciendo los errores y demoras hasta en un 50%. El nombre 5S proviene de las iniciales de las etapas en japonés: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

Esta metodología fue creada por Hiroyuki Hirano en Japón luego de la segunda Guerra Mundial, y a artir de allí se empezó a aplicar en todo el mundo, tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa. Si bien la herramienta se desarrolló hace bastante tiempo, es poco conocida.

 

5 S en Argentina

En Argentina ya están implementándose en empresas tan diversas como Coca Cola, Yamaha, Toyota y Vitamina, y hasta en organizaciones sin fines de lucro como el Club de Amigos. Otros países de Latinoamérica como Perú también están trabajando con ella y hasta tienen en marcha el premio Nacional 5S donde se evalúan las empresas que mejor aplican la metodología. En Argentina el pasado 14 de abril en el auditorio del INTI se produjo el lanzamiento oficial del Premio Nacional 5S (www.premionacional5s.org). Gran parte de la concurrencia estuvo conformada por integrantes de empresas de origen japonés, empresarios y funcionarios de PYMES, autoridades y docentes universitarios, muchos de ellos llegados del interior del país. El ministro de la Embajada del Japón en la Argentina Taketoshi Sano manifestó por su parte que el cambio de las políticas cambiarias hará que en las industrias nacionales se pueda producir una reactivación pero que ello hay que acompañarlo con técnicas de mejora y aumento de la productividad.  “Deseamos que muchas empresas argentinas puedan emplear el método de gerenciamiento japonés y que ello pueda contribuir al desarrollo económico sustentable para convertirse en un modelo ejemplar”

En representación de las empresas japonesas que conforman el Comité Organizador del Premio Nacional 5S, – Honda, Yamaha y Toyota – se dirigió al auditorio el ingeniero Daniel Padilla de Toyota Argentina: “Estas herramientas son la base de hábitos y culturas de trabajo que no se generan de un día para el otro. Son el resultado de la acumulación de prácticas y aprendizajes. Ellas permiten la estandarización, la mejora continua y el cumplimiento del aseguramiento de la calidad.”

 ¿Cómo me puede ayudar 5S?

Gracias a 5S el personal empieza a entender la importancia de los pequeños cambios, y que su entorno depende de él mismo. Los empleados suelen no preocuparse por mantener el orden de su lugar de trabajo porque esperan que otro lo haga por él, y 5S es el método ideal para transmitir los mensajes de que “la empresa se hace entre todos” y “todos y cada uno de los empleados son importantes”.

Además, la organización del espacio del trabajo puede traducirse en ahorro de costos y eliminación de actividades que no agregan valor: pérdida de herramientas y papeles, mezcla de los productos buenos con los no conformes, o de los que están en proceso con los terminados, y errores en los envíos, falta de espacio, baja productividad, fallas en los equipos y situaciones de riesgo para los empleados.

 ¿Qué son las 5s? Son 5 pasos:

La herramienta es sencilla de aplicar y no requiere de una capacitación compleja a los miembros de la organización, sin embargo es vital implementarla utilizando una metodología estricta y disciplinada, siguiendo los 5 pasos que resumo a continuación:

Seiri: Seleccionar: El primer paso consiste en identificar las cosas que son necesarias en el área de trabajo y eliminar las que no lo son. Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales, o  son prescindibles porque son defectuosos, obsoletos, no se utilizan o simplemente no se sabe para qué sirven.  Por ejemplo los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año pueden ubicarse en armarios compartidos o en un depósito externo. En un taller las herramientas más usadas pueden ubicarse en una cartuchera o en un carrito móvil, y las menos usadas pueden dejarse en un estante del pañol.

Seiton: ordenar. El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad. Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos, y se note a simple vista cuando no están en su lugar. La implantación de la organización implica  marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje, y zonas de paso, etiquetar cajones, estantes y carpetas, establecer un lugar para cada herramienta o para cada papel de trabajo. En una oficina el ejemplo sería tener una bandeja para facturas por pagar, órdenes en proceso, pedidos pendientes etc. Es muy útil no sólo para organizar el flujo de trabajo sino también facilita encontrar documentación, herramientas o insumos cuando alguien está ausente.

Seiso: limpiar. El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos. Implica integrar la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad (como las cajas en el piso o los rincones abarrotados de papeles) y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas. A través de la limpieza se puede detectar desde si hay pedidos pendientes hasta identificar si un motor pierde aceite, si existen fugas, o faltan tornillos.

 

Seiketsu: estandarizar. El cuarto paso consiste en sistematizar los pasos anteriores. Implica seguir un método para mantener la organización definida siguiendo los tres primeros pasos, definir procedimientos y optimizar el tiempo dedicado a cada tarea. Se puede hacer una planilla de turnos en los que cada día un empleado distinto se encarga de un área en particular, y manuales de procedimiento que expliquen cómo hacer cada actividad. La gente debe saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo.

Shitsuke: Auto-disciplina. El objetivo del último paso es convertir en hábito los pasos anteriores. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos, y de la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo. Se pueden colocar luces, alarmas para detectar fallos, carteles, tapas transparentes para  ver el interior de las máquinas. Los controles y auditorías del cumplimiento de las tareas, procedimientos definidos y los horarios permiten sostener 5S en el tiempo. Es conveniente que se hagan auditorias periódicas, si es posible mensuales en los primeros meses de implementación. La base de la disciplina es el respeto: por las reglas definidas, por los compañeros y por uno mismo.

 

5S puede ser simplemente un principio básico para mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar donde valga la pena pasar la mayor parte de nuestro día. Si te interesa conocer a otras empresas que han implementado 5S, la consultora Biztorming está organizando junto a EXC un desayuno gratuito para conocer el Taller 5S: podes contactarnos para participar en info@biztorming.com.ar

¿Cómo buscás mejorar vos tu ambiente de trabajo?

Luciana Paulise

Directora Biztorming Training & Consulting

@lupaulise

Si te gusto esta nota sobre la Liderazgo y la mejorar del compromiso de tus empleados, leé más sobre el tema en mi nuevo libro SOS pymes, 20 claves para potenciar tu empresa.

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1 comentario en “El fenómeno 5S: Cómo reducir errores y demoras en un 50%

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