Cómo liderar para un mayor compromiso de los empleados

Recientemente participé como oradora a un evento al que asistieron 400 emprendedores y empresarios pyme, llamado Fuerza Joven, organizado por Fecoba Joven (la rama joven de la Federación de Comercio de Buenos Aires) y Vistage.

El evento por supuesto buscaba alentar a los pequeños empresarios a formar y profesionalizar sus empresas, y también conocer más acerca de sus necesidades.

En el salón principal del evento había una especie de encuesta que tenía como objetivo justamente descubrir las principales dificultades de los empresarios. Si bien en general se cree que la preocupación es la falta de acceso al crédito, resultó que los empresarios estaban más ocupados por el acceso a la tecnología, por sus recursos humanos y por la formación de los mismos.

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Los millennials, la nueva generación de empleados

Este viraje de las preocupaciones está claramente relacionado con la aparición de las nuevas generaciones en la toma decisiones de las pymes. Los Millennials (generación Y) que han nacido aproximadamente entre 1982 y 1995 ya son 40% de la masa laboral de las empresas, y buscan fuertemente innovar, participar con sus ideas y cuidar más a los empleados. Están deseosos de colaborar, pero si no se los toma en serio, se desmotivan rápidamente y buscan otro lugar donde poder aportar sus ideas ¿Cómo podemos transformar esta “amenaza” en una oportunidad para potenciar la empresa? La respuesta está enfocar a los líderes en  comprometer a los empleados en la mejora de la empresa

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En el mismo evento también participó como orador Andy Freire, Ministro de Innovación de la ciudad de Buenos Aires, y destacó que en general en las empresas el 10% de los empleados de las empresas están siempre desmotivados, otro 10% está siempre motivado no importa el contexto, y el restante 80% va a rendir en la empresa dependiente de la habilidad del líder para comprometerlo.

En mi experiencia, 3 pasos básicos pueden ayudar al líder a mejorar el compromiso de los empleados y sacar lo mejor de ellos en pos del crecimiento de la empresa:

  1. Recolectar las ideas de los empleados
  2. Gestionar la implementación de las ideas
  3. Fomentar la cultura de “ir a ver” continuamente

1.) Recolectar las ideas de los empleados: Definir primero cómo se van a fomentar las ideas. Puede ser invitando a que cada equipo de trabajo envíe ideas por mail o que cada equipo desarrolle una reunión con un brainstorming (tormenta de ideas); desarrollando un concurso de productividad por equipos; o diseñando un portal web o alguna otra herramienta que motive a los colaboradores a pensar ideas de mejora. Las ideas no deben  necesariamente enviarse al estilo de un buzón de sugerencias, ¡¡algo en lo que quizás los empleados ya no confían!! Pueden enviarse a un mail general, ingresarse en una web o también transmitirse por Facebook o twitter (¿Por qué no?). El objetivo principal es hacer que la generación de ideas sea parte del trabajo diario de todos, para eso es necesario formarlos y capacitarlos en la importante de la generación de las mismas.  Las Ideas pueden ser sobre cómo mejorar las ganancias, los productos, los procesos, reducción de costos, simplificación de procesos, seguridad, lo que sea. La única premisa es que deben basarse en requerimientos de los clientes internos o externos o solucionar alguno de sus problemas. En las empresas que nos consultan normalmente definimos el proceso o tarea que tiene mayores errores o mayor desorganización (por ejemplo proceso de ventas de paquetes turísticos en una agencia de viajes), lo describimos paso a paso como es actualmente y pedimos a los involucrados en el proceso que vayan diciendo donde están los principales errores, qué actividades se deberían hacer pero no se hacen y qué tareas hacen perder mucho tiempo.

2.) Gestionar la implementación: registrar las ideas es clave para asegurar el seguimiento. Recomiendo listar las ideas, y asignarles a cada una un responsable de implementación, una fecha esperada para la implementación, una prioridad y alguna observación o recomendación que se haya mencionado en el brainstorming. Que haya un responsable no significa que sea el único encargado de hacerla, sino el único encargado de que se haga, pero puede tener un equipo que lo ayude ore supuesto. Este plan debe pegarse en un tablero o colocarse en una carpeta digital compartida, de modo que todos puedan acceder a ver el status. Es ideal que periódicamente (una vez por semana o una vez por mes) se hagan reuniones para revisar el status de las tareas, sino terminan quedando en el olvido y la gente se frustra aún más. Las ideas deben evaluarse en el corto plazo para que no pierdan vigencia, y se debe decidir si se implementa o no. Si son aprobadas, la dirección debe asegurarse de que los recursos estén disponibles para que puedan realizarse. Las primeras ideas elegidas son como pruebas piloto, y su resultado será evaluado por todos. Según cómo se gestionen, cómo se sientan los involucrados y qué impacto generen en la empresa motivarán (o no) a los demás empleados a involucrarse también.

3.) Fomentar la cultura de “ir a ver” continuamente: el último paso tiene que ver con el refrán “en la cancha se ven los pingos”. Es decir que sólo revisar las ideas en una reunión, fuera del área de trabajo puede que no sea suficiente. Hacer visitas al puesto de trabajo, tanto en una oficina como en una planta o comercio, ayuda a ver más errores, encontrar la solución a los mismos o confirmar si las ideas se están implementando realmente o no.  En una empresa tenían el problema que perdían documentación, se olvidaban de enviarla a quien correspondía, y no cumplían con todos los pasos del proceso de ventas. Haciendo una recorrida descubrimos que los escritorios estaban llenos de papeles  desorganizados, lo que contribuía a la confusión. Propusimos utilizar unas bandejas portapapeles para cada paso, como por ejemplo: una para la documentación a revisar, otra para la documentación a aprobar y otra para la documentación a archivar.   Si todos los escritorios respetan el mismo layout, resulta más fácil seguir el proceso, ver cuantos documentos hay para aprobar y seguir el proceso cuando alguien se ausenta.

Beneficios

Lo beneficios de una buena implementación de estos 3 pasos es finalmente el aumento del compromiso de los empleados porque ellos mismos proponen qué cambiar, se motivan porque se sienten parte de la empresa y se sienten valorados, además que al mismo tiempo esas ideas generan ahorro de costos, mejoras frente al cliente, mayores controles, nuevas ideas de productos y mayor organización. El compromiso y la rentabilidad son entonces, directamente proporcionales, es decir que si aumenta uno el otro le sigue.

Las metodologías japonesas de gestión de calidad como Lean en general fomentan estos tres pasos, pero resulta sumamente útil en particular la metodología 5S, que se basa en la mejora el orden y la organización del espacio de trabajo por medio de las sugerencia de los empleados.

Es fundamental proveer a quien lidera la implementación de estos 3 pasos los recursos para poder llevarlos a cabo, ya sea formación, tiempo, dinero o información según el caso.

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¿Cómo comprometés vos a tus empleados?

Luciana Paulise

Directora Biztorming Training & Consulting

@lupaulise

Si te gusto esta nota sobre la Liderazgo y la mejorar del compromiso de tus empleados, leé más sobre el tema en mi nuevo libro SOS pymes, 20 claves para potenciar tu empresa.

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