5S para para que tu empresa sea LEAN

Implementar 5S es el primer paso para implementar LEAN o el TPS (Toyota Production Sytem) en una empresa. Es simple de explicar a los empleados y transmite los fundamentos de la filosofía de calidad japonesa.

¿ Te resulta difícil encontrar algunos documentos en tu oficina? ¿Cada empleado archiva de manera diferente? ¿Está la oficina llena de papeles que no nadie usa? ¿Tus empelados no encuentran las herramientas que necesitan para trabajar? ¿Hay cajas en el piso que nadie sabe qué contienen? ¿Te tropezás con el cabe de tu computadora? ¿No te alcanza el tiempo para para hacer todo lo que tenés en mente? Todo esto es normal. El principal problemas que tienen todas las PYMES, emprendimientos y startups es la desorganización y el caos generalizado. Muchos intentan resolverlo, pero dar un primer paso firme es la parte más difícil de desarrollar una cultura de orden y organización.

5s organizar pyme

Para poder vencer la inercia de la desorganización diaria recomiendo la herramienta 5S, un método práctico para impulsar una cultura de trabajo basada en la limpieza visual. Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la autodisciplina de los empleados, reduciendo los defectos hasta en un 50%.

Esta metodología fue creada por Hiroyuki Hirano en Japón, y a partir de allí se empezó a aplicar en todo el mundo, tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa.

Ordenar y limpiar es quizás una de las tareas que uno menos quiere hacer, y seguramente es la última tarea que uno pensaría en estandarizar. Sin embargo, 5S es una de las primeras herramientas de la metodología LEAN que se recomienda aplicar, ya que es simple y permite generar la cultura de eliminación de desperdicios. Produce resultados tangibles y cuantificables para todos, y el cambio es fácil de identificar visualmente en el corto plazo. Gracias a 5S el personal empieza a entender la importancia de los pequeños cambios, y que su entorno depende de él mismo. Los empleados suelen no preocuparse por mantener el orden de su lugar de trabajo porque esperan que otro lo haga por él, no va  a reconocerse como responsable de su mantenimiento a menos que la gerencia se lo haga ver de este modo, y 5S es el método ideal para transmitir este mensaje.

Además, la organización del espacio del trabajo puede traducirse en ahorro de costos y eliminación de actividades que no agregan valor: pérdida de herramientas y papeles, mezcla de los productos buenos con los no conformes, o de los que están en proceso con los terminados, y errores en los envíos, falta de espacio, baja productividad, fallas en los equipos y situaciones de riesgo para los empleados.

¿Qué son las 5s? Son 5 pasos:

Japones Español Inglés Objetivo
Seiri Seleccionar Sort Distinguir lo que es necesario de lo que no es
Seiton Organizar Store Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar              
Seiso Limpiar Shine Que el espacio de trabajo parezca como Nuevo
Seiketsu Estandarizar Standardize Mantener limpio y ordenado todo lo que requerimos para nuestro trabajo
Shitsuke Disciplina sustain Convertir en un hábito constante el mantenimiento del estado de pulcritud            

 

Seiri: eliminación. El primer paso consiste en identificar las cosas que son necesarias en el área de trabajo y eliminar las que no lo son. Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales, o  son prescindibles porque son defectuosos, obsoletos, no se utilizan o simplemente no se sabe para qué sirven.  Por ejemplo los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año pueden ubicarse en armarios compartidos o en un depósito externo. Las herramientas más usadas pueden ubicarse en un estante de la planta en un gancho especial, y las menos usadas pueden dejarse en un estante del pañol.

5s seiri

Seiton: organización. El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad. Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos, y se note a simple vista cuando no están en su lugar. La implantación de la organización implica  marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje, y zonas de paso, etiquetar cajones, estantes y carpetas, establecer un lugar para cada herramienta o para cada papel de trabajo. En una oficina el ejemplo sería tener una bandeja para facturas por pagar, órdenes en proceso, pedidos pendientes etc. Es muy útil no sólo para organizar el flujo de trabajo sino también facilita encontrar documentación, herramientas o insumos cuando alguien está ausente.

Seiso: limpieza. El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos. Implica integrar la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad (como las cajas en el piso o los rincones abarrotados de papeles) y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas. A través de la limpieza se puede detectar si un motor pierde aceite, si existen fugas, tornillos o cables sueltos.

Seiketsu: estandarización. El cuarto paso consiste en sistematizar los p5s seiso limpiar shineasos anteriores. Implica seguir un método para mantener el orden y optimizar el tiempo dedicado a ello. Se puede hacer una planilla de turnos en los que cada día un empleado distinto se encarga de un área en particular, y manuales de procedimiento que expliquen cómo hacer cada actividad. La gente debe saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo. En una fábrica donde se forma viruta o material de descarte constantemente, se puede definir limpiar antes de cada descanso y en la última media hora del turno.

Shitsuke: disciplina. El objetivo del último paso es convertir en hábito los métodos definidos. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos, y de la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo. Se pueden colocar luces, alarmas para detectar fallos, carteles, tapas transparentes para  ver el interior de las máquinas. El diseño de un sistema permanente de auditoría o monitoreo del cumplimiento de las tareas y los horarios permite sostener 5S en el tiempo.

5S es muchas veces utilizada como el primer paso para implementar para iniciar un proceso de mejora. Lo he aplicado tanto en una oficina como en un taller mecánico. No requiere inversión y puede generar grandes ahorros

Si respondes que NO a alguna de estas preguntas, ¡es hora de implementar 5S!:

  • ¿Puedes encontrar todo en menos de 30 segundos?
  • ¿Cada cosa está en su lugar y hay un lugar para cada cosa?
  • ¿Los elementos y el espacio de trabajo lucen como nuevos?

 

¿Respondiste con algún NO? ¡5S es para tu empresa!

Si querés saber más sobre 5S, contactanos por mail, o inscribite sin cargo a nuestro webinar en inglés Aquí. ¡Te esperamos!

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

Directora de Biztorming Training & Consulting

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1 comentario en “5S para para que tu empresa sea LEAN

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