8 formas de perder dinero

En toda empresa
el objetivo siempre es ganar dinero, es la razón de su creación. Para ello
generalmente solemos enfocarnos en cómo generar más, y no tanto en cómo gastar
menos. Justamente esta semana hablaba con un cliente que estaba muy interesado
en saber la “verdadera” rentabilidad de sus productos, ya que el sistema
mostraba cerca de un 60%, pero el bien sabía que no era así. Estaba seguro que
había costos que no aparecían en los reportes y que mermaban su rentabilidad.
 La metodología lean habla de 8 desperdicios o
formas de perder dinero que es bueno tener en cuenta. Seguro que varias de
ellas están reduciendo tus ingresos silenciosamente.

1.      
Los defectos, retrabajos y el scrap: Esta forma de desperdicio es plenamente
conocida por los empresarios, pero es difícil de cuantificar. No sólo incluye
el costo del material irrecuperable, sino también el tiempo de las personas
involucradas y el tiempo de las máquinas que podría usarse para nuevos
productos. También toma tiempo inspeccionar los productos, definir el nivel de
defecto y decidir si se puede aprovechar algo del material o debe eliminarse
por completo, además de utilizar esta información para hacer un análisis para
encontrar la causa raíz. Ejemplo: pedimos una gaseosa en el restaurante, nos la
traen abierta pero resulta que no era la que habíamos pedido, y deben
cambiarla. Se pierde tiempo, material, y hasta un cliente.
2.      
La sobreproducción: esta pérdida se debe a producir más de lo
que se va a vender. Puede deberse por falta de ventas, por falta de
planeamiento en la producción, o con el objetivo de no tener a nadie en espera.
El problema de la sobreproducción es que genera otros desperdicios, como
inventario, movimiento innecesario, transporte etc.
3.      
La espera: Es muy común ver vendedores que están en el salón
parados, esperando que vengan clientes. Es una clara forma de perder el dinero
del dueño, a menos que sólo pague por comisión. ¡El tiempo es dinero! Este
desperdicio se puede evitar balanceando las tareas, identificando todo lo que
hay que hacer y repartirlo entre horas y empleados para aprovechar al máximo la
capacidad. Los vendedores pueden, mientras esperan los clientes por ejemplo,
leer prospectos de productos, limpiar el salón, actualizar precios, llamar a
potenciales clientes, salir a la calle a buscarlos etc.
4.      
El transporte: el transporte es una de las pérdidas más comunes
de tiempo, esfuerzo y dinero que el cliente no valora. Todo material que es
transportado de un lugar a otro es una potencial fuente de ahorro. Por ejemplo,
se puede determinar cuáles son los productos que salen con más frecuencia de un
depósito y ponerlos en la entrada del mismo. Todo el movimiento que ocurre
dentro de una fábrica no es valorado por el cliente, pues no va a cambiar el
producto que se le entrega, con lo cual reducirlo ahorra esfuerzo y reduce las
probabilidades de rotura del mismo por el transporte.
5.      
El inventario: el exceso de inventario puede deberse a comprar
más de lo necesario, a la falta de planificación del stock, a la falta de un
sistema de contabilización del stock, a la compra en cantidad para evitar el
efecto de la inflación u obtener un mejor precio del proveedor. Si bien algunas
de estas razones son válidas y pueden resultar convenientes, es importante
también analizar el costo del manejo de este stock, el riesgo que implica
mantenerlo, el costo del espacio,  la
mayor probabilidad de robo en el caso de poco control de los depósitos,  también la pérdida de utilidad del producto
por caducidad o falta de mantenimiento y el capital invertido detenido.
6.      
El movimiento del personal: es similar al transporte, pero se trata
del transporte de personas. Tener una sola fotocopiadora para todo un piso
implica que todos deben moverse hasta donde ella está. Según el caso o la
frecuencia de impresiones, puede ser conveniente tener más impresoras o evaluar
ubicar la única en un lugar estratégico en el medio del piso para que todos
lleguen con el menor movimiento posible. En una fábrica, si los procesos no
están bien organizados secuencialmente también pueden hacer que los operarios
pierdan tiempo moviéndose entre una actividad y otra o quizás yendo al depósito
a buscar materia prima (se puede evitar usando “puntos de almacenamiento” cerca
de la celda de trabajo). También es un ejemplo el tener las tazas lejos del
café. Si cada vez que quiero un café debo ir a otro armario a buscar las tazas
estoy perdiendo tiempo.  Si las tazas
siempre se usan con la cafetera, es conveniente poner varias tazas junto a
ella. Es importante en el análisis de este desperdicio tener en cuenta el
tiempo que se pierde con cada movimiento, y la frecuencia con que se repite el
mismo.
7.      
El exceso de procesamiento: a veces agregamos pasos a la producción de
un producto pensando que mejoramos el producto, pero no siempre es así. Quizás
sólo le estamos agregando valor al producto pero el cliente no está dispuesto a
pagarlo, o no percibe la mejora. Lo que hace que no podamos recuperar el valor
invertido, o perdamos clientes porque no pagan el precio que ponemos. Ejemplo:
vamos al teatro y cuando nos dan el ticket nos lo entregan adentro de un sobre.
Seguramente, como usamos el ticket en el momento, vamos a tirar el sobre.
Evidentemente el sobre fue un costo extra que no valoramos.
8.      
Las ideas de los empleados: dejé para lo último este desperdicio
porque seguro es el menos esperado. Los empleados son los que saben las mejoras
que se pueden hacer, pero si nos los escuchamos cuando ellos proponen ideas,
nunca lo vamos a saber. Para evitar esta pérdida, debemos fomentar la propuesta
de ideas de parte de los empleados, escucharlas y poner en práctica las que
sean realizables. Si no, no sólo vamos a perder ideas sino también empleados.
¡Ahora, manos a la obra, a buscar costos
que puedan reducirse!
Si estás
interesado en tener más información sobre esta propuesta, el miércoles 26 de
marzo a las 15hs voy a estar dando un Workshop en la Expo de Economía, Finanzas
e Inversiones. ¡La entrada es sin cargo! Pueden inscribirse en www.expoefi.com
¡¡Éxitos!!
Luciana
Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de Empresas

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