Cómo y por qué hacer un presupuesto

¿Querés alquilar un nuevo local para tu negocio pero no sabés si lo vas a poder pagar? ¿Los empleados que tenés no te alcanzan y evaluás contratar nuevos?  ¿Estás pensando en lanzar algún producto? Para todos estos casos tener un presupuesto te va a ayudar a decidir. El presupuesto es una herramienta indispensable en las grandes empresas, pero suele ser  evitado en las más pequeñas. Es que para todo el que alguna vez trató de hacer uno, puede ser realmente un dolor de cabeza, ya que es necesario “predecir” el futuro y hacer elecciones sobre qué hacer y qué no. Pero también es sabido que sin él, el planeamiento a futuro es casi imposible, ya que ayuda a organizar las ideas y aprovechar mejor los recursos.
Un presupuesto es un plan de acción financiero para la organización. Traduce el plan de negocios estratégico en una estimación de ingresos y gastos para un periodo de tiempo determinado.

Normalmente lo que realmente pasa no coincide con lo estimado, pero al menos se pueden evaluar las diferencias, y asignar las razones de estas diferencias a un cálculo erróneo, a un producto nuevo no tenido en cuenta en el momento de la preparación del presupuesto o a circunstancias ajenas, como cambios en la economía, inflación u algún otro cambio externo.
Las tres razones  más importantes para hacer un presupuesto son porque permite:
  • Relacionar a las distintas partes/departamentos de la organización y planear el futuro estratégicamente como un todo
  • Evaluar la performance del negocio
  • Alocar recursos a las diferentes áreas, y definir prioridades antes de empezar a gastar
¿Cómo se prepara? Estos son los pasos principales:
  1. Definir objetivos: qué queremos para el periodo, ¿mantenernos igual que el año pasado o aumentar las ventas? ¿Queremos bajar costos o hacer inversiones?
  2. Analizar escenarios: plantear cuestiones que pueden afectar el negocio como aumentos de ingresos para los empleados, inflación, proyecciones de la industria, capacidad de los proveedores etc.
  3. Estimar las ventas: considerar las tendencias de años anteriores, eventos que pueden aumentar o disminuir la venta este año, nuevos productos a lanzar, cambios en el entorno que pueden afectar el poder de compra de los clientes, nueva competencia que se haya introducido al mercado o esté por hacerlo, porcentaje de compradores que vuelven, cambios en las actividades de marketing y ventas. Conviene documentar las cantidades y precios estimados para cada mes, porque ambos pueden cambiar para estimar el monto de ventas.
  4. Estimar los gastos: Diferenciar entre costos fijos (alquiler, servicios, costos administrativos, personal, gastos de marketing) y variables (productos, materia prima, comisiones, impuestos), estos últimos que van a depender del presupuesto de producción o ventas que se haga para ese mismo periodo.
  5. Utilizar el Balance Scorecard o algún tipo de tablero de comando como brújula. La información que éste brinda puede utilizarse en las estimaciones.
¿Cómo se puede ahorrar costos con un presupuesto?
Se puede hacer lo que se llama un Presupuesto Kaizen. Es decir, un presupuesto en el que se incluye un porcentaje de reducción de costos para cada año. Esto presiona para generar ahorros versus años anteriores para las mismas actividades, a través de la aplicación de herramientas de mejora continua, como por ejemplo: reducción de tiempos de ciclo, reducción de quejas de clientes, reducción de renuncias de empleados etc.
Todos los años es conveniente analizar el presupuesto del mes anterior para evaluar las diferencias que hubo en las estimaciones, definir a qué se debieron y usar esa información para preparar el presupuesto del siguiente año, incluyendo si se quiere como dije en el párrafo anterior, porcentajes de reducción. Este es un buen momento del año para preparar tu presupuesto para 2014 si todavía no lo hiciste, ¿Qué estás esperando?
Luciana.paulise@biztorming.com.ar

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