Organizar: Organizá tu tiempo y el de tus empleados

Organizar tu tiempo y el de tus empleados

Organizar: El mito del time management es que con hacer una check list y obedecerla a raja tabla podemos llegar a terminar todas nuestras tareas pendientes. En los tiempos de hoy, podemos estar todo el día y noche trabajando y nunca terminar con nuestra infinita lista, ya que constantemente se agregan nuevos y urgentes ítems, como llamadas, mails y reuniones. Siempre hay algo que hacer. Es por eso que como complemento de esta herramienta, tenemos que saber qué no hacer. Sí, leíste bien, hay tareas que podemos eliminar, delegar o suspender. La solución es entender cómo estamos usando nuestro tiempo, y enfocarse en lo prioritario.

Te pasamos 5 pasos para que empieces a enfocar tu tiempo y el de tus asociados:

1) Hacer una lista con tareas o check list que queremos llevar a cabo en el año.
2) Identificar cuáles son las 5 áreas que queremos priorizar .
3) Distribuir las actividades de nuestra check list en esas 5 áreas. Las actividades que no entren en ninguna de las 5, estarán en una sexta área. Nuestro objetivo es dedicar 95% de nuestro tiempo a las 5 áreas más importantes, y el otro 5% a la sexta.
4) Asignarle a esta lista de actividades los responsables. De las tareas de tus 5 áreas deberían surgir las actividades de tus supervisados, y tus 5 áreas deberían surgir de las de tus jefes.
5) Utilizar estas listas de actividades para supervisar y coordinar el trabajo de tus empleados. Se pueden hacer reuniones semanales de revisión de las tareas relacionadas con estas 5 áreas.

Tiempo

El objetivo aquí es enfocarse, porque si dedicamos 80% de nuestro tiempo a lograr 10 objetivos, se nos diluye el tiempo, queremos hacer todo junto y no logramos terminar nada. A medida que nos acostumbremos a esta metodología, vamos a reducir la lista del área 6, borrando tareas innecesarias. Si identificamos tareas muy importantes en esta área, puede ser que tengamos que redefinir nuestras otras 5 áreas de foco para que alguna incluya esta tarea.

Esta herramienta ayuda a alinear la estrategia de todos los integrantes de la organización, no sobrecargar a los empleados y tener hecho lo más importante a tiempo. También es aplicable para la familia, u otros ámbitos de influencia. La gente que nos rodea debe saber cuáles son nuestras prioridades para poder ayudarnos a concretarlas.
No te olvides, ¡enfocarse en todo es una manera segura de no lograr nada!

Basado en el artículo de Peter Bregman – A personal Approach to organizational time management – McKinsey Quarterly 2013 vol 1.

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